W Polsce większość obecnie rejestrowanych pojazdów nowych stanowią pojazdy firmowe. Firmy nabywają samochody w celu zapewnienia mobilności, jako narzędzia pracy bądź jako benefit dla swoich pracowników. W zależności od wielkości, specyfiki i zaplecza przedsiębiorstwa, firmowy car park jest różny. W każdym jednak przypadku, należy zwrócić uwagę na odpowiednie zarządzanie flotą.
Czym jest zarządzanie flotą samochodową?
Zarządzanie flotą samochodową dotyczy zarządzania pojazdami należącymi do firmowego car parku. W dzisiejszych czasach sama opieka nad pojazdami już nie wystarcza. Flotowiec musi zapewnić pracownikom mobilność w każdej chwili, również wtedy, gdy pojazd ulegnie awarii czy zostanie uszkodzony.
Do obowiązków fleet managera należy planowanie oraz koordynacja całego cyklu życia pojazdu w firmowej flocie.
Cykl życia pojazdu flotowego
Cykl życia pojazdów we flotach możemy podzielić na 3 najważniejsze etapy:
Etap 1 Zakup samochodów i planowanie.
- Wybór odpowiedniego pojazdu, spełniającego podstawowe założenia wymagane przez firmę.
- Wybór finansowania, ubezpieczenia oraz zaplanowanie najważniejszych czynności serwisowych, jakie muszą zostać wykonane w zaplanowanym okresie.
- Planowanie strategiczne wykorzystania pojazdów.
Etap 2 Eksploatacja samochodów przez założony okres.
- Dbałość o stałą dostępność pojazdów dla pracowników.
- Serwisowanie pojazdów według założonego harmonogramu serwisowego i budżetu, jaki przeznaczyliśmy na cykl życia pojazdów.
- Troska o utrzymanie wartości rezydualnej pojazdów – nasze czynności nie powinny powodować nadmiernej utraty wartości eksploatowanych samochodów.
Etap 3 Rozliczenie pojazdów.
- W ostatnim etapie cyklu życia każdego z pojazdów w przypadku leasingu, CFM czy umów z bankami, musimy przygotować się do rozliczenia z podmiotem finansującym nasz samochód oraz postanowić, co dalej z pojazdem.
Fleet manager – czyli kto?
Mnogość zagadnień, z którymi musi mierzyć się fleet manager, to zarówno duża odpowiedzialność, liczne wyzwania, jak i duże koszty. Flotowiec musi posiadać wiedzę niezbędną, by poradzić sobie z nieoczekiwanymi sytuacjami, wybierać najkorzystniejsze rozwiązania i minimalizować ryzyko strat.
By sprawnie i bezproblemowo zarządzać car parkiem, fleet manager powinien posiadać podstawową wiedzę z zakresu:
- budowy i eksploatacji pojazdów,
- ubezpieczeń i rodzajów finansowania,
- likwidacji szkód,
- finansów.
Administrator floty w firmie
Wiele firm posiada w swoich szeregach osoby odpowiedzialne za flotę. Często są to specjaliści, jednak zdarza się (zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach), że rolę tę pełni właściciel firmy, asystentka, ktoś z administracji czy kadr – zarządzanie flotą jest więc dodatkowym obowiązkiem. I tutaj najczęściej zaczynają się problemy z brakiem czasu czy wystarczającej wiedzy.
Zarządzanie pojazdami nie ogranicza się do zakupu nowych samochodów czy wyboru opcji finansowania, to bieżąca praca, której z czasem (i w miarę rozrostu floty) jest coraz więcej.
Użytkownicy pojazdów dzwonią z różnymi problemami – od tych najbłahszych jak “gdzie zrobić przegląd?”, po te trudniejsze – “miałem stłuczkę, co robić?”, “mam awarię na drodze, co dalej?”, itp. i oczekują pomocy tu i teraz. Tymczasem pracownik, dla którego zarządzanie flotą jest dodatkowym obowiązkiem, często jest przytłoczony innymi sprawami, nie ma czasu ani wystarczającej wiedzy, gdzie i jak pokierować użytkownika pojazdu, by sprawnie rozwiązać jego problem.
Atmosfera robi się jeszcze bardziej nerwowa, gdy w firmie pojawia się większa liczba zleceń, a niespodziewane sytuacje namnażają się w jednej chwili – problemy z firmowym car parkiem tylko dolewają oliwy do ognia. Wówczas z pomocą outsourcing usług zarządzania flotą.
Outsourcing zarządzania flotą
Firmy oferujące zarządzanie flotami dysponują odpowiednią wiedzą, zapleczem warsztatowym i administracyjnym, oraz doświadczeniem, mogącym zapewnić sprawne korzystanie z firmowych pojazdów. Do korzyści płynących z outsourcingu warto wymienić również oszczędności na serwisowaniu pojazdów, warsztaty rozlokowane w całej Polsce oraz wsparcie w zakresie administracyjnym (np: polityka flotowa i regulamin korzystania z pojazdów służbowych).
Car Fleet Management posiada wiele sektorów, wyspecjalizowanych w poszczególnych dziedzinach (mechanika, szkody, opony, administracja, BOK 24/7), dzięki czemu może zapewnić w pełni profesjonalną opiekę, zarówno nad małym flotami, skupionymi na niewielkim obszarze, jak i dużymi, rozproszonymi na terenie całego kraju. Dzięki zleceniu zarządzania flotą zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie, możesz w łatwy i przejrzysty sposób kontrolować wydatki związane z pojazdami firmowymi oraz generować raporty z wykonywanych czynności. Raporty te mogą posłużyć do stworzenia lepszej i bardziej efektywnej strategii, a w efekcie do redukcji kosztów, co w obecnych czasach wiele firm uważa za konieczne, by przetrwać na rynku.
Polski Serwis Floty
Jako Polski Serwis Floty mamy w swojej ofercie zarządzanie flotami samochodowymi. Zapewniamy kompleksową obsługę pojazdów flotowych. Dzięki naszemu fachowemu podejściu, wieloletniemu doświadczeniu (kilkanaście lat na rynku!) oraz rozbudowanemu zapleczu serwisowemu na terenie całego kraju, Twoje pojazdy firmowe będą pod stałą opieką profesjonalistów, co może przełożyć się na zauważalne oszczędności oraz na (jakże ważne w dzisiejszych czasach) spokój i przejrzystość w działaniu.
