Wydanie pojazdu służbowego użytkownikowi to kluczowy moment dla każdego fleet managera. Odpowiednie przygotowanie, dokumentacja oraz zapewnienie bezpieczeństwa są niezbędne, aby proces przebiegł płynnie i bezproblemowo, a także zapewnił bezproblemowe korzystanie z pojazdu.
- Przygotowanie techniczne pojazdu
Przygotowanie techniczne pojazdu jest pierwszym i fundamentalnym krokiem w procesie wydawania pojazdu służbowego. Obejmuje ono szereg działań mających na celu zapewnienie, że pojazd jest w pełni sprawny i gotowy do użytku przez nowego kierowcę. Oto kilka kluczowych punktów, które należy uwzględnić:
– Przegląd techniczny: Upewnij się, że pojazd przeszedł wszystkie niezbędne przeglądy techniczne oraz czy są one aktualne. To nie tylko podstawa bezpieczeństwa, ale także wymóg prawny.
– Serwisowanie: Wszelkie usterki lub problemy techniczne wykryte podczas przeglądu powinny zostać natychmiast naprawione. W przypadku serwisowania warto również wspomnieć o poinformowaniu użytkownika o interwałach serwisowych użytkowanego pojazdu i przekazać przykładowy harmonogram. Regularne serwisowanie zapewnia długoterminową sprawność pojazdu.
– Opony – Przed wydaniem pojazdu koniecznie musimy zweryfikować stan ogumienia w pojeździe poniewaz jest to element pojazdu mający bezpośrednią styczność z nawierzchnią i mający duży wpływ na bezpieczeństwo jazdy. Niski stan bieżnika, ubytki ciśnienia czy uszkodzenia mechaniczne mogą stwarzać niebezpieczeństwo podczas użytkowania.
– Czystość i prezentacja: Pojazd powinien być dokładnie umyty zarówno z zewnątrz, jak i w środku. Czysty i zadbany pojazd to nie tylko kwestia estetyki, ale także wygody i zdrowia użytkownika. Dodatkowo dzięki czystości pojazdu możemy wykryć i zaznaczyć na protokole przekazania wszystkie ewentualne uszkodzenia, jeżeli wydawany pojazd był wcześniej użytkowany.
– Wyposażenie: Sprawdź, czy w pojeździe znajduje się kompletny zestaw narzędzi, gaśnica, apteczka pierwszej pomocy oraz inne elementy wyposażenia wymagane prawem lub standardami firmy. Warto zaznaczyć że w każdym kraju obowiązują inne wyposażenia obowiązkowe i fakt ten warto wziąć pod uwagę jeżeli pracownik będzie poruszał się poza granicami kraju.
Wszystkie powyższe informację, takie jak daty przeglądów czy interwały serwisowe warto również przekazać wraz z pojazdem użytkownikowi w formie papierowej do podpisu po zapoznaniu się z nimi.
- Dokumentacja
Przekazanie pojazdu służbowego to nie tylko kwestia techniczna, ale również formalna. Dokumentacja jest kluczowym elementem, który zapewnia prawidłowość i legalność całego procesu. Oto co powinno się znaleźć w pakiecie dokumentów:
– Polityka Flotowa: Dokument określający warunki użytkowania pojazdu, obowiązki i prawa zarówno użytkownika, jak i firmy. Powinien zawierać także informacje dotyczące odpowiedzialności za szkody i procedury w przypadku wypadku czy awarii na drodze.
– Dokumenty pojazdu: Dowód rejestracyjny, aktualne ubezpieczenie OC oraz ewentualne AC. W przypadku dowodu rejestracyjnego w Polsce nie ma obowiązku jego posiadania przez użytkownika, natomiast w przypadku rozproszonej floty, wydanie tego dokumentu może usprawnić wiele procesów związanych z obsługą pojazdu.
– Instrukcja obsługi: Zapewnienie użytkownikowi dostępu do instrukcji obsługi pojazdu pozwoli na lepsze zrozumienie funkcji pojazdu i jego prawidłową eksploatację.
– Książka serwisowa: Dzięki niej każdy przegląd czy naprawa w ASO będzie mogła zostać odnotowana w celu podtrzymania czy weryfikacji ważności gwarancji.
– Protokół przekazania: Dokument zawierający stan licznika, ewentualne uszkodzenia czy inne uwagi na temat stanu technicznego i wizualnego pojazdu. Protokół powinien być podpisany przez obie strony.
- Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo jest zawsze na pierwszym miejscu. Obejmuje ono zarówno bezpieczeństwo pojazdu, jak i użytkownika. Oto jak można je zapewnić:
– Szkolenie z bezpieczeństwa: Przed przekazaniem pojazdu warto również przeszkolić użytkownika o lokalizacji wszystkich elementów bezpieczeństwa znajdujących się w pojeździe oraz gdzie znajdują się niezbędne numery kontaktowe konieczne w razie wypadku. Organizowanie regularnych szkoleń z bezpiecznej jazdy i pierwszej pomocy dla użytkowników pojazdów służbowych to świetny sposób na podniesienie świadomości i umiejętności.
– System monitorowania: Użytkownik musi zostać poinformowany o ewentualnym wykorzystywaniu systemu GPS przez pracodawcę oraz by uniknąć spornych sytuacji z użytkownikiem o zakresie, w jakim jest on wykorzystywany.
– Polityka bezpiecznej jazdy: Ustalenie i egzekwowanie firmowej polityki bezpiecznej jazdy, która obejmuje między innymi zakaz korzystania z telefonu komórkowego podczas jazdy oraz przestrzeganie limitów prędkości.
Wydanie pojazdu służbowego to złożony proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i uwagi do detali. Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami, możesz zapewnić, że każdy pojazd w twojej flocie zostanie przekazany w sposób bezpieczny, efektywny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Krzysztof Bilnik – PSF
